進化したGoogle Appsのグループメール

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この機能自体はGoogle Appsサービス開始当初から存在していたが「メーリングリスト」という名前だったこともあり、何かと「使えない」機能であった。「メーリングリスト」と言われると、大勢の人とメールでディスカッションをする機能と思われるがGoogle Appsの「メーリングリスト」は単なる同報メールを送るだけの機能であった。

Googleでも、単なる同報メール用アドレスを「メーリングリスト」と名乗るのは気が引けたのか、いつの間にか「グループ」という名前に変えたようだ。それだけではなく、この「グループ」のアドレスに対してアクセス権の設定ができるようになった。

もし「メーリングリスト」時代に同報メールを使っていた方は、今一度設定を見直すことにより、一歩進んだ同報メールとして活用できるかも知れない。

「グループ」設定は以下の通り

  1. ダッシュボード(管理画面)にログインし「ユーザーとグループ」→「グループ」を開く
  2. これまで「メーリングリスト」を設定していた場合はそのリストが表示される。
  3. 新規に設定する場合は「新しいグループを作成」のリンクを開く。既に設定されている場合は「役割と権限」のリンクを開く
  4. 設定項目は以下の通り
    • 「グループ名」:メールのグループ名を入力。日本語も使用できる
    • 「グループのメールアドレス」:グループアドレスとして使いたいメールアドレスを入力
      • 本稿では便宜上ここで設定したアドレスを「グループアドレス」という語句で説明を進める
    • 「グループの説明」:未記入でも可
    • 「権限の初期設定」:設定したグループアドレスに対する権限の設定。以下の4種類の設定ができる
      1. 「公開」...グループアドレスに登録されているメンバー以外の人でも、このグループアドレスにメールを送ることができる設定。かつてのGoogle Appsの「メーリングリスト」は事実上この設定のみで運用されていた。権限の設定ができるようになった現在、この設定はお勧めできない。なぜなら、このグループアドレスに迷惑メールが送りつけられた場合、グループアドレスに登録されている全てのメンバーに、そのメールが転送されるからだ
      2. 「お知らせ」...オーナーだけが、このグループアドレスにメールを送ることができる設定。メールマガジンを送信する用途に使用できる。オーナー以外の人がグループメール宛にメールを送っても、エラーメールが返され、登録されたメンバーにメール送ることはできない。オーナーは、特に設定しなければGoogle Appsのドメイン管理者であるが、それ以外の人をグループアドレスの「オーナー」にすることもできる。その方法は後述する
      3. 「チーム」...同じドメインのメールアドレスを持っているメンバーであれば、このグループアドレスにメールを送ることができる。もちろん、こうして送られたメールはグループアドレスに登録されたメンバーに届く。運用次第では同じドメイン内だけでメーリングリスト的な使い方も可能である
      4. 「カスタム」...上記以外の権限を設定する。たとえば特定の数人だけが、このグループアドレスを使って、登録されたメンバー向けにメールを送ることができるような運用ができる
    • 「次の操作を可能なユーザー」:「権限の初期設定」の「カスタム」以外を設定した場合は自動的に設定されるので、特に設定不要
    • 「ドメインのユーザーすべてをこのグループに追加」チェックを付けると、同じドメインのメールアドレスを持つ人全員をグループアドレスに含めることができる。
    • これらを設定後「新しいグループの作成」(新規作成の場合)または「変更を保存」(既存の設定変更の場合)ボタンを押す
  5. グループメールにメールアドレスを登録する場合は「メンバー」を開く
    • 「新しいメンバーを追加」には同じドメイン以外のメールアドレスを登録することもできる。一度に複数のメンバーを登録するには「<momozono@peach.example.com>,<aono@berry.example.com>,<yamabuki@pine.example.com>...」という形式で登録していく。同じドメインを使用しているメンバーを登録する場合は、アカウント名だけ(@マークより左側)を入力する。入力ができれば「メンバー」を選択して「追加」ボタンを押す
  6. グループアドレスのオーナーを指定する場合は「新しいメンバーを追加」欄にオーナーにしたいメンバーのアドレスを入力し、「オーナーとして」にして「追加」ボタンを押す
  7. 独自ドメインのアドレス全てを登録する場合は「ドメインのユーザーすべてを追加」のボタンを押す

なお、グループにはGoogle側が監視用として使用している「postmaster」と「abuse」のアカウントが存在するが、このグループアドレスに対して「役割と権限」の設定は「公開」となっており、設定を変えることはできない。