進化したGoogle Appsのグループメール

2009年10月10日 17:50

この機能自体はGoogle Appsサービス開始当初から存在していたが「メーリングリスト」という名前だったこともあり、何かと「使えない」機能であった。「メーリングリスト」と言われると、大勢の人とメールでディスカッションをする機能と思われるがGoogle Appsの「メーリングリスト」は単なる同報メールを送るだけの機能であった。

Googleでも、単なる同報メール用アドレスを「メーリングリスト」と名乗るのは気が引けたのか、いつの間にか「グループ」という名前に変えたようだ。それだけではなく、この「グループ」のアドレスに対してアクセス権の設定ができるようになった。

もし「メーリングリスト」時代に同報メールを使っていた方は、今一度設定を見直すことにより、一歩進んだ同報メールとして活用できるかも知れない。

「グループ」設定は以下の通り

  1. ダッシュボード(管理画面)にログインし「ユーザーとグループ」→「グループ」を開く
  2. これまで「メーリングリスト」を設定していた場合はそのリストが表示される。
  3. 新規に設定する場合は「新しいグループを作成」のリンクを開く。既に設定されている場合は「役割と権限」のリンクを開く
  4. 設定項目は以下の通り
    • 「グループ名」:メールのグループ名を入力。日本語も使用できる
    • 「グループのメールアドレス」:グループアドレスとして使いたいメールアドレスを入力
      • 本稿では便宜上ここで設定したアドレスを「グループアドレス」という語句で説明を進める
    • 「グループの説明」:未記入でも可
    • 「権限の初期設定」:設定したグループアドレスに対する権限の設定。以下の4種類の設定ができる
      1. 「公開」...グループアドレスに登録されているメンバー以外の人でも、このグループアドレスにメールを送ることができる設定。かつてのGoogle Appsの「メーリングリスト」は事実上この設定のみで運用されていた。権限の設定ができるようになった現在、この設定はお勧めできない。なぜなら、このグループアドレスに迷惑メールが送りつけられた場合、グループアドレスに登録されている全てのメンバーに、そのメールが転送されるからだ
      2. 「お知らせ」...オーナーだけが、このグループアドレスにメールを送ることができる設定。メールマガジンを送信する用途に使用できる。オーナー以外の人がグループメール宛にメールを送っても、エラーメールが返され、登録されたメンバーにメール送ることはできない。オーナーは、特に設定しなければGoogle Appsのドメイン管理者であるが、それ以外の人をグループアドレスの「オーナー」にすることもできる。その方法は後述する
      3. 「チーム」...同じドメインのメールアドレスを持っているメンバーであれば、このグループアドレスにメールを送ることができる。もちろん、こうして送られたメールはグループアドレスに登録されたメンバーに届く。運用次第では同じドメイン内だけでメーリングリスト的な使い方も可能である
      4. 「カスタム」...上記以外の権限を設定する。たとえば特定の数人だけが、このグループアドレスを使って、登録されたメンバー向けにメールを送ることができるような運用ができる
    • 「次の操作を可能なユーザー」:「権限の初期設定」の「カスタム」以外を設定した場合は自動的に設定されるので、特に設定不要
    • 「ドメインのユーザーすべてをこのグループに追加」チェックを付けると、同じドメインのメールアドレスを持つ人全員をグループアドレスに含めることができる。
    • これらを設定後「新しいグループの作成」(新規作成の場合)または「変更を保存」(既存の設定変更の場合)ボタンを押す
  5. グループメールにメールアドレスを登録する場合は「メンバー」を開く
    • 「新しいメンバーを追加」には同じドメイン以外のメールアドレスを登録することもできる。一度に複数のメンバーを登録するには「<momozono@peach.example.com>,<aono@berry.example.com>,<yamabuki@pine.example.com>...」という形式で登録していく。同じドメインを使用しているメンバーを登録する場合は、アカウント名だけ(@マークより左側)を入力する。入力ができれば「メンバー」を選択して「追加」ボタンを押す
  6. グループアドレスのオーナーを指定する場合は「新しいメンバーを追加」欄にオーナーにしたいメンバーのアドレスを入力し、「オーナーとして」にして「追加」ボタンを押す
  7. 独自ドメインのアドレス全てを登録する場合は「ドメインのユーザーすべてを追加」のボタンを押す

なお、グループにはGoogle側が監視用として使用している「postmaster」と「abuse」のアカウントが存在するが、このグループアドレスに対して「役割と権限」の設定は「公開」となっており、設定を変えることはできない。

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コメント(4)

  1. マイケル : 2009年10月13日 10:31 | 返信
    • グループをした後、各ユーザーがメールを送る場合に自動的には、アドレス検索対象にはならないのでしょうか?

      通常のメールアドレスのように頭文字を入れるとドロップダウンで出てくる仕様になっていますか? (当方の方ではなっていないようなので)

      各個人がグループアドレスを登録する必要があるのでしょうか? Site等のセキュリティ設定の場合にはこのグループが参照できたように思うんですが・・。 どうされていますか?

  2. kazamidori からマイケルさんへの返信 : 2009年10月13日 20:24 | 返信
    • マイケルさん。 ご質問の件、下記の通り回答いたします。もし外しているようであれば、再度、ご質問いただけると幸いです。

      まず1つめの質問ですが、本稿手順5でメンバーを登録する方法ですが、最初の1文字目の文字を入力しますとドメイン管理者(Google Apps管理者)の「連絡先」にあるアドレスをドロップダウン(サジェスト機能)で引っ張ってきます。ちなみに、引っ張ってくるアドレスは同じドメイン内のメールアドレスではないようです。もし、連絡先にあるメールの頭文字を入力しても、ドロップダウンで出てこないとなると、JavaScript周りあるいはブラウザのキャッシュなどもチェックしてみる必要があります。

      なお「連絡先」を共有している場合は、おそらく共有された連絡先のアドレスを拾って来るものと思われます。

      後半のサイトのセキュリティ設定でも、サイト管理者(サイトのオーナー)の連絡先を引っ張ってくるため、サイトの閲覧権限をグループにする場合は、サイト管理者がグループアドレスを登録する必要があります。

  3. マイケル : 2009年10月14日 09:22 | 返信
    • お忙しいところ回答いただいてありがとうございます。 私の書き方が下手くそですいませんでした。

      グループメールを作成しメンバーを追加する時に自分のドメイン内のユーザをドロップダウン(サジェスト機能)で引っ張ってきます これは確認しました。

      今回の質問の趣旨は グループメールを利用してメールを送信する場合に(同じドメイン内ユーザーがグループメールを利用する方法なのですが)  Gmailでメールを作成ボタンを押して 宛先欄にグループメールのアドレスを入力して使うように思うのですが、これはドメインの管理者がグループメールを作成した時点でドロップダウン(サジェスト機能)で引っ張って来るものではないのでしょうか? 通常のアドレスはドロップダウン(サジェスト機能)で引っ張ってきるので同じように利用できると部門管理に使えるのではと思ってやってみたのですが・・。

      余談ですが グループメールのメンバーは25名以上は登録できないようです。

      お手数ですがよろしくお願い申し上げます。

  4. kazamidori からマイケルさんへの返信 : 2009年10月14日 20:55 | 返信
    • マイケルさん。ご質問についてですが、ドメイン管理者でないユーザーがメールを作成時に宛先欄で、グループメールのアドレスをサジェスト機能で引っ張ってくるかどうか…ということでよろしいでしょうか?

      確認をとってみましたが、ご指摘の通りサジェスト機能では引っ張ってこないようです。宛先欄のサジェスト機能は「連絡先」と連動していますので、サジェスト機能でグループメールを引っ張ってくるには「連絡先」にグループアドレスを追加する必要があるでしょう。

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